kintoneがもっと便利になる！連携コネクタでできること【現場担当者向け】

「kintoneに入力したのに、Outlookの予定表にも同じ内容を手で入れないといけない…」

「基幹システムから出力したExcelのデータを、毎朝kintoneにコピーするのが地味にしんどい…」

「kintoneに添付した契約書、共有フォルダにも保存してって言われるんだよな…」

こういった二重入力や手動転記、あなたの職場にも一つや二つ心当たりがあるのではないでしょうか。

kintoneは業務データを一元管理できる便利なツールですが、OutlookやTeams、Excelなど他のサービスとの間で「人間が橋渡し役をしている」場面がどうしても出てきます。

この記事で紹介する連携コネクタは、そういった橋渡しを自動でやってくれる仕組みです。プログラミングの知識はまったく不要。現場担当者のあなたが「これ、自動化できたら楽なのに」と感じている作業が、設定ひとつで解決できるかもしれません。

連携コネクタってなに？

連携コネクタとは、kintoneと他のサービスを自動でつないでくれるサイボウズ公式のオプションサービスです。

仕組みとしては「〇〇が起きたら、△△を自動でやる」という流れを設定するだけです。たとえば「kintoneにレコードを追加したら（〇〇）、Teamsで担当者に通知する（△△）」という動作を、画面の操作だけで設定できます。

つながるサービス

連携コネクタが対応しているのは、以下のサービスです。

重要な前提

 連携コネクタが連携できるのは、上記のMicrosoft 365のサービスとkintone・Garoon間に限られます。GmailやGoogleカレンダー、Slackなどとの連携は現時点では対応していません。会社でMicrosoft 365（OutlookやTeamsなど）を使っている方が主な対象です。

こんな手作業、なくなります

それでは具体的に、どんな「面倒」がなくなるのか見ていきましょう。

シーン① 基幹システムのデータを毎回kintoneに手入力している

よくある悩み 

「月初に基幹システムから出力したCSVデータを、kintoneのアプリに一件ずつ入力している。数が多い日は30分以上かかる…」

連携コネクタでどうなるか 

基幹システムから書き出したCSVファイルをOneDriveの決まったフォルダに置くだけで、kintoneのアプリに自動でデータが登録されます。ファイルを置く操作だけで済むので、手入力の時間はゼロになります。

シーン② kintoneに商談予定を入れたら、Outlookにも同じ予定を作っている

よくある悩み 「kintoneの案件管理アプリに商談予定を登録したあと、同じ内容をOutlookのカレンダーにも入れ直している。入れ忘れてダブルブッキングしたこともある…」

連携コネクタでどうなるか kintoneへの登録をトリガーに、Outlookへの予定作成とTeamsでの担当者への通知を自動で行えます。kintoneに入力する手間は変わりませんが、Outlookへの転記作業と入れ忘れのリスクがなくなります。

シーン③ kintoneのアプリAに入れた情報を、アプリBにもコピーしている

よくある悩み 「受注管理アプリに入力した顧客情報を、請求管理アプリにも同じ内容をコピーしている。内容が変わったときに片方だけ直して、もう片方が古いままになっていたことがある…」

連携コネクタでどうなるか kintoneのアプリ間でもデータ連携が可能です。アプリAにレコードを追加・更新したタイミングで、アプリBにも自動で同じ内容が反映されます。転記ミスや更新漏れを防ぐことができます。

シーン④ kintoneに添付した契約書を、OneDriveにも保存し直している

よくある悩み 「kintoneに添付した稟議書や契約書を、社内共有フォルダ（OneDrive）にも保存するルールになっている。アップロードを2回やるのが手間だし、たまに片方だけになっていることがある…」

連携コネクタでどうなるか kintoneにファイルを添付するだけで、OneDriveの指定フォルダに自動でバックアップされます。保存の二度手間がなくなり、「どちらが最新か」という混乱も防げます。

Power Automateとどう違うの？

「同じようなことって、Power Automateでもできるんじゃないの？」と思った方もいるかもしれません。するどい疑問です。

Power AutomateはMicrosoftが提供する自動化ツールで、確かにkintoneとの連携も可能です。ただし、現場担当者の目線で比べると、連携コネクタの方が使いやすい点がいくつかあります。

kintoneを使っているなら、まず連携コネクタを試すのが一番の近道です。 サイボウズが純正のオプションとして提供しているため、kintoneのデータ構造に合わせた設定ができ、困ったときもkintoneのサポートに相談できます。

「もっと複雑な自動化がしたい」「Microsoft 365以外のサービスとも連携したい」という場合は、Power AutomateやZapierといったツールも選択肢に入ってきますが、まずは連携コネクタから始めるのがスムーズです。

現場担当者が知っておくべき注意点

便利な連携コネクタですが、いくつか事前に知っておきたいポイントがあります。

① Microsoft 365が必要です 

連携コネクタはMicrosoft 365（OutlookやTeams、OneDriveなど）との連携に特化したサービスです。会社がGoogleWorkspaceを使っている場合や、Microsoft 365を契約していない場合は対象外となります。

② 設定は管理者が行います

 自動化のルールを作る「シナリオ設定」は、kintoneの管理者が行う作業です。現場担当者が自分で設定画面を操作するわけではありません。「こういう自動化をしてほしい」という希望を管理者に伝えることが、現場の皆さんにできるアクションです。

③「ステップ」という利用上限があります

 連携コネクタには「ステップ」という処理の単位があり、月ごとに利用できる上限があります。無料プランでは月3,000ステップまで使えます。利用量が増えてきた場合は有料プランへの切り替えが必要です。詳しくは次回の記事で解説します。

おわりに

連携コネクタを使えば、kintoneへの入力をきっかけに、Outlookへの予定登録・Teamsへの通知・OneDriveへのファイル保存などを自動で行えます。これまで「当たり前」としてこなしていた手作業が、実はなくせるかもしれません。

「これ、うちでも使えそう」と思ったら、ぜひ社内のkintone管理者に相談してみてください。

次回は管理者向けに、連携コネクタの料金体系と導入方法を詳しく解説します。