日報は会社の資産になります

突然ですが

営業日報、どのように運用されていますでしょうか？

今日では営業支援システム（SFA）を導入し、そこで日報機能を利用されているという会社様も少なくないことでしょう。
一方で、SFAなどのシステムを利用せずに、紙やEXCELで運用しているというお話も耳にすることがあります。システムを導入するよりも断然コストは低く、すぐに始められるというメリットはあります。

「報告して終わり」ではもったいない！

今回お伝えしたいことは、日報を単に、
「その日の業務を報告する」
のではなく、
「営業活動の情報を蓄積する」
と捉えてはいかがでしょうか？
ということです。

もしかすると、「日報は上司や会社に報告するためのもの」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。
確かに日報とは簡単に言えば「その日の業務報告」です。そこから「報告したら終了」と連想されるのも無理はないのかもしれません。

情報を蓄積して会社の資産に

例えば、お客様と商談したら、その結果を登録する。
そうすれば、その顧客に対して新たに1件の活動履歴ができます。
次のお客様と商談したら、その顧客に対して1件の履歴を登録する。

そう考えると、
「日報」を登録する
というよりも、あくまで
「活動情報」を登録し蓄積していく
と捉えられませんでしょうか。

そうして蓄積された活動情報は、顧客や担当者ごと、あるいは月や週単位など、あらゆる切り口で集約して見ることができるようになります。
例えば、顧客ごとに集約して時系列に並べられれば、その顧客に対しての活動履歴として見返すことができます。

 
あるいは、担当者ごとや部署ごと、あるいは月や週で集約することで、それぞれの活動量や、どの属性の顧客に対する活動が多く、反対に少ないのかなどを測ることもでき、今後の活動における検討の目安とすることも可能です。

そういった切り口の一つとして、担当者と活動日で集約されたものが「日報」となります。

もちろんこれだけに留まらず、情報が蓄積されていると、様々な切り口で見返したり分析したりすることができるようになります。
営業活動によって得られた情報がすなわち、会社の資産となります。

資産にするならどっちで？

活動情報を蓄積して資産とするなら、望ましいのはSFAなどシステムでの運用です。
反対に紙やExcelなどで運用していると、蓄積はされていくかもしれませんが、上記のように顧客や担当者などの切り口で集約して見ることは困難となります。
では、システムの利用と、紙やExcelでの運用で、どのような違いがあるのかを見ていきましょう。

とても簡単に言いますとこのような特徴です。

紙やExcelで運用し続けると？

紙やExcelでの日報は、始めることは比較的たやすいでしょう。
しかしながら、運用を続けていくと非効率な面が見えてきます。

それはまず、情報を即座に把握しにくいということです。
次に、安全性に欠けるということが挙げられます。

例えば、各々でExcelを作成していたとすると、

・マネージャーは一人一人の日報を開いて確認するのが大変
・顧客を複数人で担当している場合は、その顧客の履歴を全て追うことが困難

などの懸念が考えられます。

では、一つのExcelファイルに全員で書き込むことになっている場合は、

・複数人が同時に入力しようとすると競合が起き、一方が保存されない場合もあり得る
・競合が起きないよう牽制し合い、結局業務が遅くなってしまう可能性も
・一人の不注意から誤ってExcelファイルそのものが消えてしまう恐れもあり

ということも考えられるでしょう。

さらに、紙での運用ではどうでしょうか？

・紙で保管されている中から、情報を検索したり集約したりすることはかなり厳しい
・日常的に紙がデスクに溢れがち
・社内に保管場所の確保が必要

など、正直あまり良いことがないようにも思われます。

デメリットは他にも考えられますが、低い導入コストで得られるメリットは、やがてほぼ帳消しになってしまうと言っても良いでしょう。
特に、マネージャー層の方々は苦労されるのではないでしょうか。

システム化は何よりまず、働きやすくしてくれる

日報がシステム化されることで、会社の資産になるよりも先に、まずは日々働きやすくなるという恩恵があります。

・スマートフォンで外出先での入力、閲覧も可能
・情報の登録、変更は即共有される
・一元管理される
・顧客、担当者、月や週などの切り口で集約して見ることが容易
・紙やExcelに比べ、破損するリスクが少ない

 
例えば外出先にてスマホで登録すると、情報が社内や他のメンバーにも即共有され、情報の共有スピードが上がります。
外でいちいちPCを開く手間もありません。時間、場所の制約が取り払われます。

また、他のメンバーとの競合を気にすることなく自分の情報を登録できるのは、その分の気を遣うことが減り、スムーズな業務遂行にもつながります。

登録された情報は一元管理され、顧客や担当者、月や週などの切り口で集約して見ることも簡単にできてしまいます。
そのためにたくさんのExcelや紙を一生懸命探し回るということもありません。

更に、システムは紙やExcelに比べると、破損するリスクは非常に低いです。
システムでは何かあった場合に備え、定期的にバックアップされています。
Excelをバックアップのために何重にもコピーして、結局どれが本物か分からなくなったりしたことはないでしょうか？
また、紙はコピーしておけば万全というのも、どれだけ言ったところで限りがない話でしょう。

システムにデメリットはないの！？

では、SFAなどのシステムにデメリットはないのでしょうか？
もちろんあります。それはコストです。

まず、導入する際には初期費用がかかります。
加えて、現在の主流はクラウドシステムのため買い切りではなく、導入後も月額等でのランニング費用が発生し続けます。

コストは費用面だけではありません。
システムを使えるようになるための学習コストもありますし、システムを導入するには時間も要します。

このコストを単純にデメリットと考えるか、
長い目で見てその先にある恩恵を得るためと捉えるか、
そこは選択する当事者次第でしょう。

「手間なく資産が蓄積されていく」理想をお聞かせください

私達は営業活動を支援する側として、できるだけ手間が少なく、使いやすいシステムを提供したいと考えております。
毎日、営業活動に勤しんだ上に日報まで出すということに苦労している、あるいは億劫に感じられる、という方もいらっしゃるかもしれません。
正直申しまして、それも「ごもっとも」とも思われます。
　
確かに、日々の活動履歴を残していき、後になって振り返られるというのは、その担当者ご自身にとっても、会社にとっても重要な資産となり得るはずです。
そして、その活動情報を登録するという行為においては、手間はない方が良い、それが理想ではないでしょうか。

私達は、本当に使いやすいもの、毎日使っていても苦にならないものを追究していますが、そのヒントを与えてくださるのはいつもシステムを利用されるお客様です。
よろしければ、現在苦労されていること、こういうものなら使いたいという理想など、お聞かせいただければ幸いです。
こちらからお聞かせください。
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