【第1回】どこから手を付ける？　ワイ・ビー・シーの業務改善

はじめに

私共株式会社ワイ・ビー・シーでは、お客様の業務をラクにし、時間を生み出すお手伝いをしております。
今回は、社内での事務作業における効率化について、弊社内での実体験を交え、お話ししたいと思います。

事務作業の効率化はどこから？

作業の効率化を論じる前に、非効率ポイントは大概どこにあるものでしょうか？
よく言われるのが紙、印鑑、Excelです。
 
・紙

　○ 「書く」というのは手軽で柔軟なインターフェース

　× 複数人での共有に不向き
　× 紛失するリスク
　× たくさんの中から探し出すのが困難

・印鑑

　○ 従来の慣習から、押印＝承認と理解されやすい

　× 承認のために複数箇所に紙を回すのが手間
　× 多くなると押す側も大変

・Excel

　○ 数式やマクロを駆使することで高度な帳票やグラフなども作成可能

　× ファイル破損のリスク
　× 誤って消される、変更されてしまう可能性
　× 保存データ容量に限界あり
　× 複数のファイルにまたがる情報を検索するのが困難

実は我が社でも・・・

これらの非効率ポイントは、実は弊社内でも存在していました。
しかし、現在では徐々に解消しつつあります。

例えば、開発案件を受注した際、かつてはこのようなフローで行われていました。
 

1. 受注伝票をExcelで作成

2. 印刷して各部門に回し、承認の捺印

3. 開発が完了し請求するまでの間、捺印された紙の伝票を担当者が自ら保管

※開発作業中

その間、営業担当は紙を保管

4. 開発が完了したら、請求する前に再度各部門で捺印

5. 請求書を専用ソフトで作成し、郵送

6. 受注伝票、請求書控はファイルに閉じて社内で保管

7. 売上実績を別途EXCELに入力

IT企業でありながら、かつてはアナログでした

日頃、お客様の業務課題をITで解決するお手伝いをしている立場ではありますが、かつては紙、印鑑、Excelが駆使されていたのが実情でした。
目の前の仕事に追われ、自社の業務改善については後回し、後回しとしてきたツケ、とも言えることでした。

社内に業務システムがあることはありましたが、それも十分に機能しているとは言い難い状況でした。
さすがにこれでは今後の業務に対応できないということで、まずは社内システムを必要最小限に作り変え、徐々に必要な機能を設けていく、という方法で解消しました。

それが今ではここまで

今では紙にも印鑑にもExcelにも頼らない運用となりました。
 

システムで受注伝票を登録

開発完了後、システムから請求書を発行
※お客様の都合により、郵送を続けているところもあります。

売上情報に自動反映

これらの間、社内では紙を印刷し捺印することも、Excelに別途入力することもなくなりました。
どのように解消されたかにつきましては、次回よりお話します。
 
 
私共、株式会社ワイ・ビー・シーはシステム開発会社です。
既存のITサービスの提供に留まらず、オーダーメイドで貴社に合ったシステムを開発することもできます。
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