50時間の作業が8.3時間に！

業務効率化システム　導入事例

今回ご紹介するのはマーケティングで利用されるデータの販売を行っている会社です。膨大なマスターデータの中からユーザーの要望に合ったデータを抽出し、納品する業務を行っています。業務効率化を目的にデータを加工するツールを作成しました。

ワイ・ビー・シーを選んだ理由

ワイ・ビー・シーのことは展示会のブースで知りました。本社が同じ横浜だったということが相談のきっかけとなりました。また、ワイ・ビー・シーもエリアマーケティングを手掛けており、データ加工についての知識が深かったことから話が広がりました。
システム開発は時間もコストも大規模なものとイメージしていましたが、なくてもよい機能は省いてシステムに本当に必要な要件だけを残した最小限のものを提案してもらえたので、システムの開発に踏み切ることができました。

業務内容

日々メンテナンスを行っているマスターデータから、定期的に最新のデータをユーザーに納めています。
マスターデータの中には様々なジャンルやエリアのデータが格納されているため、ユーザーの要望ごとに対応したジャンル・エリアなどの上限でデータを抽出しています。

作業の問題点

Excelでマスターデータ（CSV）を開き、ユーザー別の条件でフィルタリング（データ選別）し、ユーザー毎にファイルを作成し保存していました。Excelの作業時には、

• 人的な条件設定ミス

• 項目に追っては0サプレスされてしまう（ExcelでCSVを開くと先手央の「0」が消える現象）

などを防ぐために作業手順が決まっていました。
しかし、ユーザー毎に納品するファイルの種類・数が異なるうえに50を超えるユーザー向けにデータを作成していました。そのため、注意を払っていてもヒューマンエラーは避けられず、確認作業やエラーでの手戻りなど、1ユーザー当たりの負担は限られているものの、合計の作業時間は膨大なものとなっていきました。

解決方法・改善点

ワイ・ビー・シーに相談を持ち掛けたところ、指定した条件で自動的にマスターデータを分割するツールの提案をもらい、作成を依頼することになりました。
導入後の作業は出力したい条件をツール上で設定し、実行ボタンをクリックするだけ。必要なレコードのみに抽出され、またファイルが複数に渡るユーザー向けには必要な数のファイルがワンクリックで生成されるようになりました。
これまで1ユーザーあたり1時間程度かかっていましたが、加工ツールを使用することでなんと1ユーザーあたり10分程度と大幅に作業時間が短縮されました。
時間の短縮はもとよりExcelでの操作が不要になったため、Excelでの操作ミスがなくなったことにも作業者の負担軽減に貢献しています。また、作業の効率化だけでなく、データの抽出ミスによるクレームが減少したことや、以前より1週間早くデータの納品が可能になったことから、ユーザーより大変な好評をいただいております。

今後の展望

現状ではユーザー毎のデータ作成時に個別の条件を設定しています。
今後は全ユーザーの条件を記録したリストを読み込ませ、全てのデータを一括で生成する機能の追加を検討しており、さらなる省力化とエラーの低減を目指しています。
ワイ・ビー・シーには当初の開発時と同様に懇切丁寧なシステム開発を期待しています。