コラム - お役立ち情報

皆さんの会社では、社内システムにどのようなものを利用しているでしょうか？
弊社では顧客情報、予定・日報などが管理できるインストール版の営業支援ツールを利用していました。また、それに加えて、営業案件 管理や受注管理、仕入管理などは別途Excelで行っていました。

これまで弊社では、以下のような問題が発生していました。

　　・顧客情報の閲覧や日報入力などが外出時にできない。
　　・システムに慣れるまで、操作がしづらい。
　　・立ち上がりに少し時間がかかる。
　　・既にできているシステムなので、機能追加に手間がかかる。
　　・営業支援ツールとExcelを併用しなければならない。
　　・他部署に情報を提供しようとすると、印刷が必要になる。
　　・顧客情報の閲覧や日報入力などが外出時にできない。

そこで、勤怠システムの始動（電子マネーでタイムカードを押す？！）に合わせて、社内で利用するシステムを基幹システムとして自社開発のWebシステムに変更することになりました。
関係者で話し合いを重ねて、基幹システムとして必要な機能を洗い出し社内開発に着手しました。
 
 

社内開発するにあたり

社内開発するにあたり注意して取り組んだポイントはこちらです。

　　・最初から全てを変更するのではなく、できるところからWeb化
　　　　⇒運用に無理がないところから徐々にWeb化できるような機能を優先して開発
　　・利用する側の目線と、開発側の目線をできるだけ近づける
　　　　⇒「利用のしやすさ」と「無理のない開発」の歩み寄り
　　　　　※開発チームはWebシステム専属メンバーではないため、すべてを叶えようとすると、通常の業務に支障が出てしまうため。
　　・まずは社内で利用して、要望を積極的に出していく
　　　　⇒「もっとこうなった方がいい！」という意見は社内で要望として蓄積。
　　・上記の要望含めて開発を進め、最終的にWeb化を推進
　　　　⇒Excelなどで行っていた作業のほとんどを基幹システムに移行予定
 
 

Webシステムへ移行後の変化

インストール版の営業支援ツールの機能のほとんどをWebシステムへ移行。
更にExcel管理していた受注票、発注書、案件管理表も同じくWebシステムに移行しました。

その結果…

　　・印刷なしに全社で共通してデータを閲覧！
　　　　⇒紙の文化からWeb化への第一歩
　　・案件に紐づいた状態で受注データや発注データが確認できる！
　　　　⇒案件データの管理が簡単に誰でも出来るように
　　・営業員が外回り中でもスマホから日報入力、顧客情報の閲覧が可能に。
　　　　⇒電話で内勤の社員に確認する手間が減少。さらに空き時間に事務作業をこなせるように
 
 

まとめ

まだ社内で洗い出した 機能を全てWebシステムへ移行するまでには至っておらず、道半ばではありますが、徐々に社内のWeb化が進んでいます。
大幅な変化ではなく少しの変化に留めることにより、業務に大きな混乱を来たすことなくスムーズに移行できています。
DXの推進が各企業での課題に上がっているとは思いますが、無理のないところから徐々に進めていくのも一つの手です。
ぜひ、ご自身の企業でWeb化、デジタル化などが課題になっている場合は、参考になさってみてください。

また、弊社と同じようなお悩みをお持ちでしたり、Web化デジタル化したいけどどこから手を付けたらいいか分からない等、
DXに関してお悩みの場合は、ぜひご相談下さい。

　　無理のないところから徐々に進めていきたい。
　　一部分だけデジタル化したい。
　　以前にシステム化した際に出来なかった部分もシステム連携させたい。

など、ちょっとしたご相談でも承っています。お気軽にご相談ください。
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