コラム - お役立ち情報

・「要フォロー」チェックが付いた重要案件を見逃して上司から叱られた
・商談金額が○○万円を超えた瞬間にチームへ共有したいが、毎回ソート確認が面倒

kintoneの 「レコードの条件通知」 を使えば、こうしたチェック作業を 自動アラート に置き換えられます。

アプリのレコードが特定の条件（フィールド値・数値範囲・選択肢など）を満たした瞬間をトリガーに、関係者へ一斉通知を送る機能です。
通知はレコードの登録時や編集によって条件を満たしたときに送信され、すでに条件を満たしたまま編集を保存した場合は送信されません。
条件の設定はフィルターとほぼ同じ感覚で行えます。

設定手順（案件管理アプリの例）

kintone標準テンプレート「案件管理」アプリを例に、「合計金額」が1,000,000円以上になったら商談担当者へ通知する設定を行います。

1. アプリの設定画面を開く：レコード一覧右上の歯車アイコンから「アプリを設定」をクリックします
2. 通知画面へ移動：設定タブの「通知」にある「レコードの条件通知」をクリックします

3. 通知設定を追加：画面内の［追加する］をクリックして条件通知を作成します
4. 通知条件を設定：
　• フィールド：合計金額 ≥ 1,000,000。
5. 通知先を指定：
　• ［ユーザーを追加］から直接宛先を追加するか、［フォームのフィールドを追加］で「ユーザー選択」「組織選択」「グループ選択」フィールドを通知先として指定します。
　• 通知先を設定していない場合、通知は送信されません。
　• レコードを操作した本人や閲覧権限のないユーザーには通知が送られないことに注意してください。
6. 通知内容を設定：必要に応じて件名に含める文言を［通知内容］に入力します。
保存してアプリを更新：画面右下の［保存］をクリックし、続けて［アプリを更新］を実行して反映します。

以上で、合計金額が1,000,000円を超えるレコードが登録・更新された際に、商談担当者へ自動で通知が届くようになります。実際に条件を満たす金額に修正して動作を確認してみましょう。

このレコードを修正します。

合計金額が1,000,000になるように調整します。

保存してダッシュボードを開きます。

商談担当者に通知されることが確認できました。

メールで通知されることも確認できました。

運用を定着させる3つのポイント

1. 条件はシンプルに始める
　複雑な条件はテストが難しくなります。まずは重要な通知を1〜2件設定し、月次で追加・調整していくのがおすすめです。
2. ユーザー選択フィールド活用
　担当者やマネージャーがレコードごとに異なる場合は、通知先をユーザー選択フィールドにしておくとメンテナンスが大幅に楽になります。
3. ベル＆メールの二段構え
　ベルはリアルタイムの気付き、メールは後追い確認に活用できます。双方を併用することで見逃しを減らせます。

まとめ ― 行動を促す“はじめの一歩”

「レコードの条件通知」を導入すると、重要なレコードを目視で探す手間がなくなり、営業やサポートは対応に集中できます。
アプリを作って終わりにせず、標準機能を活かして“行動を促す仕組み”へと育てていきましょう。
次回は「リマインダー通知」による期限の自動管理について取り上げる予定です。お楽しみに！

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　記事を書いた人

　株式会社ワイ・ビー・シー
　営業部　Innovation課
　原
 
 

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