コラム（詳細）｜株式会社ワイ・ビー・シー（YBC）

2023.12.06

この「二度打ち」からの卒業　～非エンジニアもできるPC作業自動化

毎日毎日あっちにも入力、こっちにも入力・・・

日常業務の中で、例えば、

“このソフトに入力して登録”
“その後で同じ情報を別のサイトにも入力して登録する”

というような、いわゆる「二度打ち」をされているという方もいらっしゃることでしょう。

二度打ちは誰しもができれば避けて通りたいことです。
考えられるデメリットは

・単純に手間
・時間がかかる
・入力ミスの可能性が高くなる

など、次々と出て来ると思われます。

ではメリットは？と言いますと、

・各々のシステムを使い続けていれば、新システムに対するコストをかけずに済む

ぐらいでしょうか。
これも実際にはメリットになっていないようにも思われますが。

とは言え、システム改変にコストはかけられない

二度打ちが非効率であるというのは分かってはいるものの、資金面やかけられる人員、時間などの理由から、二度打ちをしないようなシステムに変えるのは難しいという声もあることでしょう。そう考えられるのも無理はなく、システムを刷新するには少なからず時間やコストがかかってしまいます。

今までであればここであきらめていたのかもしれませんが、昨今では現状の資産を活かしつつ、二度打ちの手間を減らす方法があります。

RPAで二度打ちを自動化

現状の資産を活かしつつ二度打ちの手間を減らすには、RPA(Robotic Process Automation)ツールを利用します。
RPAとは、主にPCでの定型作業を自動化するものです。
一例としまして、「EXCELのリストに書かれている値を、別ソフトの画面に転記する」という操作を代行してくれます。

※あくまでもイメージです。実際は↓のようなロボットがいるわけではありません。

RPAは、EXCELに入っている値を自動的に別の画面に入力してくれます。
入力先は一つである必要はありません。複数のソフトやWebサイトに自動的に入力することもできます。
手間が減るばかりではなく、RPAは間違いなく入力してくれますので、その過程での入力ミスはなくなることでしょう。

単純な作業はRPAにおまかせ

このように定型的な反復作業は、RPAの得意分野です。ある意味、生身の人間では到底敵いません。
日常的な業務の中で、単純作業に手間ばかりかかっていると感じたら、RPAの助けを借りてみましょう。
逆に、定型的でも頻度の少ない作業や、その都度考えながら行うような作業は、RPAには不向きです。

◎RPAが向いている作業
頻度が高い

・日次作業
・1日に何度も行う　・・・など

定型的

・決まったフォームに入力
・こちらからあちらへコピーして貼り付け
・○○からのメール添付ファイルを△△フォルダに保存　・・・など

×RPAが向いていない作業

・頻度が低い
・作業者がその都度考えながら行う必要があること