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2024.09.27

【第4回】てんでばらばらな案件管理を一元化！　ワイ・ビー・シーの業務改善

　前回、新しく構築した社内システムを運用しながらも、別途Excelにも転記することが発生していたのを改善したというお話をしました。

　今回はかつての営業案件管理について、業務システムとExcelの2カ所にそれぞれ情報を入れて運用していたのを一元化したと、いうお話です。

INDEX

進捗管理はExcelで、活動報告は別システムで

　弊社では数年前まで、営業案件の管理をExcelで行っていました。その運用ではExcelファイル自体の消失、破損、改ざんなどのリスクを抱えていました。

　さらに、各案件に対する日々の活動報告には、別のシステムを利用していました。そのため、日々報告はされていくものの、並行してExcelの案件管理表に進捗を反映するには、別途各自が手動で行う必要がありました。

案件管理はExcelで　進捗状況と最新活動履歴を記載

日々の活動報告には別の業務システムの日報機能を利用
ただしこのシステムには「案件」という概念がない

別々に運用されていたことの副作用

　・Excelの案件管理表で、案件の活動履歴を追うことができない
　まず、Excelの案件管理表には最新の活動履歴しか載っておらず、案件管理表を見ているだけではそれまでどのような活動をしてきたのかが見えませんでした。

　・業務システムに入れている活動履歴を、案件単位で見ることができない
　案件の活動報告は別の業務システムに登録されていましたが、そのシステムには案件という概念がなかったため、案件ごとにまとめて履歴を見ることができませんでした。

　・活動報告の都度、Excelの案件管理表に進捗が反映されない
　各担当が案件管理表を他者に見せる機会が実質、月に一度の定例会議の場のみとなっていたこともあり、人によってはExcelの営業案件表に進捗状況を更新するのも月に一度、となってしまっていました。（それを月に一度にならないよう、月の途中でチェックする仕組みはなかったのか！？と言われてしまえばそれまでですが）

システムを一本化　活動報告で進捗状況を自動反映

　前回までにご紹介している、新たに構築した社内システムに、案件管理機能も設けました。
　その案件管理機能では活動報告登録の際、その案件の進捗状況も一緒に設定できるようになり、おかげで各々違う箇所へ入力する手間がなくなりました。

案件の活動履歴も全て見られるように

　これまで案件の活動報告は別の業務システムに入れられていたため、Excelの案件管理表と別に見る必要があり不便でしたが、新システムでは案件情報と一緒に活動履歴も見られるようになりました。

進捗状況の共有もリアルタイムに

　それだけではなく、Webシステムとなったことで、案件の状況が確認しやすくなりました。
　それまでは案件管理表が担当一人一人のExcelであったため、共有するにも手間がかかっていました。

これらを一つずつ開いて確認するのはさすがに…

　新システムでは、営業担当者は日々活動報告をしているだけで、案件の進捗状況が更新されていきます。他の人達はいつでも、新システムの案件管理で状況を確認することができるようになりました。

何より本当の意味で改善されたのは？

　システムでの一元管理で効率化につながったのは確かですが、本当に改善されたのはもしかすると、仕事へ取り組む上での精神的なことではないかと思われます。情報を複数箇所に入れる手間や、情報共有のしにくさなどを抱えたまま仕事をするよりも、日々そういった煩わしさがない状態で仕事をする方が、絶対に気分が良いはずです。実際に社内を見てみると、仕事は以前に比べ気分良くされているようにも感じられます。
　システム化の真の効果というのは、実はそういうところにあるものかもしれません。

 

　私共、株式会社ワイ・ビー・シーはシステム開発会社です。
　既存のITサービスの提供に留まらず、オーダーメイドで貴社に合ったシステムを開発することもできます。
　既製サービスではしっくり来ないというお声にもお応えします。

　お問い合わせ　https://www.ybco.co.jp/contact/

　記事を書いた人
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　株式会社ワイ・ビー・シー
　営業部　開発チーム
　石田
 


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