【第2回】紙をやめよう！　ワイ・ビー・シーの業務改善

前回、弊社の事務作業も以前は非効率でした、というお話をしました。
今回はそこからどう解消されたのか、ということを綴っていきたいと思います。

まず「紙」をやめることから！

改めまして、これまで案件を受注するとこのように処理していました。
 

1. 受注伝票をExcelで作成

2. 印刷して各部門に回し、承認の捺印

3. 開発が完了し請求するまでの間、捺印された紙の伝票を担当者が自ら保管

※開発作業中

その間、営業担当は紙を保管

これらの過程でいくつかの非効率ポイントがあります。

×Excelで伝票を作成

Excelや紙で情報を管理すると、社内での情報共有が困難です。
また、伝票を検索するのにも苦労します。

×印刷して各担当に承認の捺印をもらう

紙を複数の人、部門に回すというのは、それだけでも手間である上、紙が物理的に増え、収拾がつかなくなってしまう恐れもあります。

×紙の伝票を担当者が保管

紙は紛失するリスクと常に隣り合わせであると考えて良いものです。
いくら責任を持っている担当者であるとは言え、その保管が個人に委ねられているというのは、安全性の面から妥当とは言えません。
加えて、各担当者の精神衛生上も決して良くはないと思われます。

どのように紙をやめたのか？

社内で元々使用されていた顧客管理、営業管理システムがありましたので、そこに追加する形で受注管理機能を開発しました。
受注先となる顧客情報や、受注に至るまでの営業案件など、情報としては事前にある程度揃っている状態であり、本当にゼロからのシステム構築というわけではありませんでした。
システム構築後は、全てPCの画面に向かって作業することができるようになりました。伝票を見るにも探すにも承認してもらうにも、印刷をする必要は一切なくなりました。
 

案件を受注したら　システム構築後
 

1. 受注伝票を登録

2. 登録後、自動的に承認依頼を通知

3. 承認して次の担当者に自動的に通知

伝票を探すには、画面から条件を指定して絞り込みます。
承認状況も一目で確認することができます。
これで紙を探し出す手間が削減され、ファイルに紙を保存する手間と、保管する場所を確保する必要もなくなりました。

その仕組み、うちにも導入できますか？

最初に申し上げておきますと、かなり弊社向けに作り込んでおりますため、他社様にそのまま持ち込むことはできません。少なくとも何かしら手を加える必要はあります。
顧客管理、営業案件管理機能は、比較的そのままでも導入できるかと思われます。
また、既にお使いのシステムで顧客管理をされている場合は、そのデータを移行することで引き続き利用することも可能です。


今回は紙での運用をやめ、全てPC画面上で処理できるように改善したというお話でした。
次回は、Excelでの運用をどうやめたのか、というお話です。
 
 

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